В любом офисе есть свой универсальный «солдат» — секретарь, который может «параллельно» выполнять роль офис-менеджера, личного помощника, кадровика, архивариуса и помощника бухгалтера.
МЕСТО РАБОТЫ Любые коммерческие и государственные организации.
КАРЬЕРНЫЕ СЦЕНАРИИ
Секретарь (секретарь на ресепшен) — офис-менеджер — административный директор
Секретарь — помощник руководителя
Секретарь — офис-менеджер — менеджер по подбору по персонала
БАЗОВЫЙ ФУНКЦИОНАЛ В то время пока все работники компании решают внешние задачи, секретарь занимается внутренней административной деятельностью. Стандартный функционал секретаря — это прием звонков и посетителей, оформление и составление документов. Нередко секретарь выполняет обязанности и офис-менеджера или помощника руководителя — обеспечение расходными материалами, планирование дня руководителя, бронирование гостиниц и заказ авиабилетов.
СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРЯ В зависимости от профессиональных навыков и цели компании секретарское дело разделяют на следующие базовые специализации:
секретарь-референт (личный помощник руководителя)
секретарь-переводчик
секретарь на ресепшен (первичный прием звонков и посетителей офиса)
секретарь-диспетчер (специалист по приему и переадресации звонков)
КЛЮЧЕВЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ Ключевыми компетенциями секретаря являются знание стандартных офисных процессов и документооборота, а также уверенные навыки пользования компьютером и офисными программами (MS Word, MS Excel, MS Outlook).
Совершенно точно секретарская работа не подойдет мизантропам. Ведь ядро этой профессии — способность наладить эффективные бизнес-процессы и коммуникации между руководителями и исполнителями. Поэтому коммуникабельность, ответственность, организованность, тактичность и терпимость — все это необходимые личные качества секретаря.
ОСОБЫЙ ПУНКТ Важнейшим фактором успеха кандидата на вакансию секретаря является — презентабельная внешность и молодость. Даже в западных компаниях, славящихся своей политкорректностью, девушки проходят абсолютно неполиткорректный «фейс-контроль» и возрастной отсев.
ОБРАЗОВАНИЕ СЕКРЕТАРЯ В небольшую коммерческую фирму могут взять претенденток без образования или студенток последних курсов. Но лучшие вакансии достаются, как правило, выпускницам гуманитарных и лингвистических вузов. Не составит труда найти работу секретаря обладательницам диплома о среднем специальном образовании по специальности «делопроизводство» или «секретарь-машинист».
ТОЧКИ ВХОДА Секретарское дело может стать первой работой, которая положит начало успешной карьере. Не стоит рассчитывать на большие деньги: главное — опыт, репутация и дополнительное образование, которое секретарь может получать параллельно, чтобы перейти на другую должность.
С другой стороны опытный секретарь со знанием иностранных языков и навыками деловых переговоров всегда в цене. Причем, в большой цене. Именно такой специалист становится «правой рукой» топ-менеджера и может претендовать на высокую зарплату.
РЕЗЮМЕ И СОБЕСЕДОВАНИЕ Главная задача секретаря на собеседовании — понравиться будущему руководителю. Кто-то ищет «железную леди», кто-то «божьего одуванчика»... Эмоциональное и ментальное сходство секретаря и будущего шефа — это решающее условие успеха на собеседовании. Поэтому, советуем поинтересоваться у рекрутера об образе идеального кандидата, который представляет себе будущий руководитель.
На самом собеседовании, проверить на профпригодность секретарей достаточно трудно. Рассказ об опыте, рекомендации и общее впечатление — это все, что удается выяснить. Но иногда работодатели могут задавать пространные вопросы или вопросы невпопад, проверяя быстроту реакции, логическое мышление, словарный запас и находчивость кандидатов.
ДЕНЬГИ И БОНУСЫ В начале своей карьеры секретарь не получает больше $ 500-800. Опыт работы с большим функционалом, хорошее образованием и знание иностранных языков может оцениваться, как работа хорошего специалиста от $ 1500.
Источник:
