Кем еще может работать секретарь?

Источник: Работа.ру

 Екатерина Кожеватова

Многие работодатели и соискатели ошибочно считают, что секретарь, личный помощник и офис-менеджер — синонимы. На самом деле, все это смежные профессии. И если, работая секретарем, вы понимаете, что эта профессия изжила себя, попробуйте поработать в смежных должностях. Плюсы такого шага в том, что не нужны курсы повышения квалификации или какого-то специального образования и все навыки и опыт, приобретенные в работе секретаря, будут только плюсом в должности офис-менеджера и личного помощника. 

Требования ко всем этим работникам одинаковы:

- Знание ПК (Word‚ Exсel‚ Internet‚ Microsoft Outlook),
- знание английского на разговорном уровне,
- делопроизводство,
- умение пользоваться офисной техникой (факс‚ копир‚ мини АТС),
- грамотная речь,
- приятный внешний вид.

Одинаковые требования подразумевают общие обязанности. Так, и секретарь, и личный помощник, и офис-менеджер работают в одном отделе, принимают и распределяют входящую информацию, организовывают документооборот и делопроизводство. И если секретарь принимает и распределяет входящую информацию всей компании или отдела, то личный помощник ограничивается кабинетом своего начальника и выполняет обязанности,что и секретарь, только в рамках одного человека. В свою очередь, офис-менеджер, как и секретарь, работает в рамках всей компании\отдела и занимается полным ее жизнеобеспечением.

Конечно, есть и принципиальные моменты, которые отличают одну должность от другой:

- личный помощник планирует рабочий день руководителя, чего не делает секретарь, и уж тем более офис-менеджер,
- офис-менеджер не встречает гостей, не организовывает совещания и прочее. В его обязанности входит только общение с внутренними службами компании,
- секретарь же, например, в идеале, не занимается заказом воды и канцтоваров в офис.

Таким образом, различие этих профессий состоит в обязанностях. Так, очень часто под должностью офис-менеджера понимают профессию секретаря. В обязанности офис-менеджера не входит отвечать на звонки и поить чаем\кофе гостей. Главная его цель — сделать комфортной офисную жизнь. Другими словами, офис-менеджер занимается управлением офисными службами: заказывает канцтовары и обеды, контролирует работу курьерской службы, службы транспорта и других служб.

Как переходить

«Работа в секретариате дает прекрасные возможности для карьерного роста, — считает Виктория Борисова, консультант по подбору персонала кадровый центра «Эталон». — Секретарь-ресепшионист, секретарь-референт, секретарь-переводчик, ассистент руководителя — все специальности востребованы и довольно популярны. Например, начав работать секретарем, приобретя опыт и зарекомендовав себя как ответственного, активного и исполнительного работника, специалист может получить повышение до личного помощника руководителя. Данная позиция подразумевает не только стандартные обязанности секретаря (чай-кофе, прием звонков, корреспонденции и т.д.), но и планирование личного времени руководителя, решение многих административных вопросов, деловую переписку». Поэтому если вы чувствуете, что ваши административные и организаторские навыки подходят для работы личным помощником, то возможно перейти на эту позицию двумя стандартными путями:

1) перейти на эту должность в рамках своей компании. «Рост в рамках компании регламентируется укладом каждой отдельно взятой фирмы, — говорит Виктория Борисова. — в некоторых компаниях растят «своего» человека и по мере того, как он набирает опыт и рекомендует себя как хорошего специалиста, переводят на более ответственную работу».

2) перейти в другую компанию в том случае, если в вашей компании специалист нужен для выполнения определенного набора обязанностей.

В КА «Гелион Имидж» также видят два варианта перехода из одной должности в другую. «Секретарю для профессионального роста необходимы разнообразные знания и умения, которые позволят ему осуществить переход из одной профессии в другую. Один из путей — получение базового образования, а также с приобретение специальных знаний таких, как информационные технологии, основы управления и экономики, основы права, деловая этика, иностранные языки. Второй путь — более длинный — связан с приобретением опыта и стажа работы». 

Эксперты сайта Работа.ру советуют следовать стандартным способам перехода: поговорить с руководством компании о возможности вашего перевода в другую должность. Если нет возможности сделать это, то нужно подкорректировать резюме и с новыми силами искать работу в новой должности. Плюс корректировки резюме в том, что вам не нужно будет что-то кардинально менять: достаточно добавить несколько знаний и умений. Успех будет обеспечен.

 Резюме секретаря можно не изменять даже для работы личным помощником. что же касается офис-менеджера, то в исходном резюме нужно упомянуть об организаторских способностях и об опыте взаимодействия с внутренними службами компании.

Исходный вариант

Резюме секретаря

Исправленный вариант

Резюме офис-менеджера