Секретарь - очень популярная профессия. Любая организация уважать сама себя меньше будет, если за стойку ресепшен секретаря не посадит. Функции у такого секретаря самые разнообразные: от «успеть подкрасить губы к приходу шефа» до «верно, быстро, грамотно передать информацию». Так получилось, что в моей компании заведую секретарями я. Вообще-то набирать сотрудников - это работа службы управления персоналом, но я предпочитаю заниматься подбором лично. Это ведь я буду работать с этим человеком бок о бок. Именно мне его надо будет обучить, и именно мне придется разбираться в конфликтах, которые могут возникнуть между секретарями.
Мой основной контингент - начинающие секретари, которые еще ничего толком не знают и практически ничего не умеют. Я бы даже сказала, что они еще не доросли до «звания» секретаря. Основная моя цель - довести их до уровня хороших секретарей ресепшен, а некоторых - до уровня грамотных делопроизводителей.
Экскурс в историю
Цель, прямо скажем, благородная! Почти как «сделать мир лучше, чище и мудрее». Но вот путь в соратники и ученики, к сожалению, «тернист и долог». Сначала необходимо понять, кто такой «секретарь». Секретарь изначально - хранитель секретов. Эти граждане когда-то давно были сплошь мужчинами (когда считалось, что женщинам образование и профессия вовсе не нужны), поверенными в разного рода тайны (ведь раньше не было телефонов и приходилось вести переписку). Например, задумал какой-нибудь интриган что-нибудь «затейливое» («Опасные связи» Шодерло де Лакло все читали?). Если время у него есть, то он сам письмо напишет, а если нет, то секретаря заставит (и руки свободны, и сам не «в кляксах»). Но это всё-таки больше относится к профессии личного помощника.
Общее описание
Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе
- приветливость;
- отличные коммуникативные навыки;
- необходимые для дальнейшего карьерного продвижения знания.
Секретарь - это очень ценный сотрудник, ведь через него проходят все информационные потоки компании (телефонные звонки, документы, посетители). Хороший секретарь - всегда терпелив и стоек, он отлично знает каждый нюанс своей работы, радушно встречает посетителей и сотрудников, прекрасно понимая, что именно он - лицо своей компании, и как он встретит "информацию" (звонок, документ, гостя), то такое мнение и сложится о компании в целом. Именно таких секретарей я воспитываю. Именно такие барышни - «властительницы ресепшен и сердец» - потом с радостью переходят в другие подразделения компании или делают карьеру в секретарском деле в других организациях.
Открыта вакансия
Итак, представим, что случился такой «необычный» факт - открылась вакансия секретаря. Подбирать потенциального сотрудника я буду, естественно, под себя.
Сначала мы вместе с директором по персоналу компании будем смотреть резюме претендентов на открытую позицию. Конечно, всякие «феечки, котёнки, моны-лизы, красотки и прочие трогательные нимфы», которые указали это в своих адресах электронной почты, могут быть приглашены на собеседование, но «несерьезность» в свой багаж они от меня уже получили. Куда приятнее читать адрес i.ivanova... или sveta_smirnova... Ведь я в серьезную компанию подбираю сотрудника.
Позиция секретаря ресепшен имеет четкое денежное выражение в зарплате и льготах, а должностное - в требованиях к функционалу и графике работы. Посему девушки, претендующие сразу после окончания непрофильного вуза «на миллион денег в месяц», могут смело искать этот миллион в другом месте. Таких денег стоит только специалист с профильным (архивное дело, документоведение) образованием и увесистым опытом работы. Особа же, желающая получать такие деньги сразу по окончании вуза, не стоит в моих глазах ничего (хотя за самоуверенность лишних пару копеек я бы ей добавила). Теория без практических навыков в реальной жизни мало кому приносит солидные деньги. Однако, высшее образование само по себе неплохо, так как показывает, что человек хотя бы
- умеет доводить начатое до конца;
- умеет учиться (а учиться в профессии секретаря можно долго и многому);
- умеет понятно излагать свои мысли;
- знает, где можно в коротки сроки найти необходимую информацию.
В моей компании секретари ресепшен имеют сменный график, который выстроен особым образом - в период усиленной нагрузки (середина дня) на рабочем месте должны находиться сразу два секретаря, а, значит, барышни, согласно резюме ищущие удобный для себя график работы (до 12-00 или после 18-00), мне не особо подходят. Им лучше попытать счастье в операторских центрах или в других местах с почасовой оплатой.
Телефонное интервью
Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. "Истинные леди" в большинстве случаев этим не «заморачиваются».
Во время телефонного разговора становятся понятны и запросы претенденток в стиле
- «А премии будут?»;
- «Только никаких задержек после шести!»;
- «А карьерный рост у вас есть?».
Я прекрасно понимаю, что именно эти моменты, скорее всего, были приятны или неприятны на предыдущем месте работы (я сама была когда-то секретарем офиса и сама так спрашивала потенциального работодателя). И я уже знаю, что задавать такие вопросы прямо в лоб - это верный способ произвести не самое выгодное впечатление. Подобные вопросы стоит задавать только при личной встрече и только после того, как вы уже узнаете другие преимущества и недостатки работы именно в этой компании.
Наша директор по персоналу действует по такому же принципу. Телефонный звонок - это первое собеседование с «потенциальным голосом» компании.
Собеседование
Но вдруг случилось счастье и собеседование было назначено! Тут уже идет в ход тяжелая артиллерия.
Соискательницам с яркой индивидуальностью можно смело идти с этой индивидуальностью мимо! Мне нужны люди смелые и решительные! Те, что смело могут оставить свою индивидуальность дома (драные джинсы в шкафу, боевой раскрас на полочке с косметикой, сережки отовсюду - в шкатулочках, ногти дикие там же) и решительно прийти ко мне на интервью в образе женственной «серой мышки в костюмчике». Нет, я не против индивидуальности, но пусть я о ней узнаю позже, когда пойму, что кандидат - замечательный человек, схватывающий все на лету, и действительно из него выйдет толк. Тогда я буду более лояльна к проявлению этой самой индивидуальности. А на этапе собеседования я даже против спорта. Нет, не в плане, что он травмоопасный или что-то в этом духе, а в плане, что кроссовки и спортивные костюмы - это всё-таки одежда для улицы, а не для офиса.
Жвачка
Далее я выдаю претенденткам на вакансию анкету для заполнения и ухожу размышлять над увиденным. Когда мой взор вполне удовлетворен «серостью и офисностью», когда яркая брошь или серьги, или что-то-там-еще-из-индивидуальности оказываются к месту, тогда я начинаю прислушиваться. И вот тут я внимательно читаю свои пометки в резюме. Я ставлю новые галочки, спрашиваю про маму-папу-собаку-работу-хобби-поездки. Но в это время я внимательнейшим образом слушаю. Я слушаю то, что пропустила во время телефонного звонка:
- тембр голоса;
- манеру построения фраз;
- картавость;
- съедание окончаний;
- количество вредных «ну», «вообще» и «ааааа».
Но самое главное - я слежу за жвачкой! Жвачка - замечательная штука. Она освежает дыхание, помогает пищеварению. Но вот общению она мешает катастрофически. Из-за нее во рту скапливается солидное количество слюны, и многие звуки превращаются из шипящих и рычащих в булькающие и чавкающие. Это очень тяжело - понять про природный дефект речи или про жвачку. Так что если вдруг вы не нашли как избавиться от жвачки до собеседования, то уж пока заполняете анкету деньте ее куда-нибудь - хоть проглотите!
Как рассказывать о причинах ухода с предыдущей работы?
Саму анкету я читаю очень внимательно, особенно раздел про предыдущие компании, так как именно там можно найти очень много интересной информации. Вот, к примеру, однажды пришла ко мне девушка, которая за последний год поменяла три места работы, продержавшись везде только по три-четыре месяца. Я, конечно же, попыталаь узнать причину такой частой смены работы. В ответ услышала, что компании банкротились или направления закрывали... А я - тетка суеверная, да и моя компания мне пока самой очень нравится, рано ей еще закрываться. Вот так вот и не получилось у нас совместной работы.
Другая претендентка стала мне рассказывать, как ей не везло с предыдущим руководством. Потому и ушла отовсюду сама. Мы с нашим директором по персоналу вранье очень не любим. Поэтому и собеседования проводим, как правило, вдвоем: я оцениваю кандидатку с точки зрения непосредственного руководителя (смогу ли я ее обучить, сработается ли она с нынешними секретарями, как она в команде будет себя чувствовать и всякое такое), а директор по персоналу - с точки зрения всего коллектива компании (вольется ли в штатную гармонию компании, куда можно будет потом развивать, есть ли мысли о декрете, чем можно мотивировать и прочие подобные вещи). Такое двойное собеседование очень удобная штука, ведь что не заметил один, обязательно увидит другой.
Еще надо уточнить, что зачастую барышни и сами врать не умеют и не любят, а при таких двух нас у них это еще и не получается. Вот и выходит, что когда слышим про «все кругом дураки, одна я умная», сразу понимаем, что либо самооценка завышена (собственных ошибок не видит и не признает, а, значит, и развиваться в профессии не сможет), либо врет. Так некоторые врут про жилье, про собственную значимость на предыдущем месте работы и про всякое такое разное. А мне так лучше когда грустно, некрасиво, но честно. Есть только один пункт, где врать можно и даже нужно. Про бывшее руководство. На деловом языке такое называется - лояльность. Лучше на вопрос «Почему ушли с предыдущего места работы?» сказать, что зарплатные или функциональные ожидания не оправдались. То есть денег меньше заплатили или случилось заниматься не тем, на что приходили и тп. И все. А про то, кто плохой, а кто хороший - это не нам с вами судить.
Как вы представляете свою карьеру?
Далее. Допустим, нашлась соискательница, которая удачно преодолела все этапы интервью. С такой претенденткой можно и поподробнее побеседовать. Про ожидания от работы поспрашивать, узнать, зачем вообще она решила пойти в секретари? Цель какая? И тут, снова главное - или красиво соврать, или сказать правду. Одна моя знакомая пошла в секретари за деньгами и карьерой. Так и сказала на собеседовании: «Моя мотивация? Деньги!». Она пришла на ресепшен, добралась до продаж и ловко продвинулась к директорату. Другая моя знакомая пошла в начинающие секретари от нечего делать. Бесцельно отправилась. Так как она ничего от жизни не хочет, ее все устраивает, то в начинающих она сидит и поныне, даже не пытаясь перейти в другую категорию.
Пожалуй, этот момент стоит проговорить отдельно. Девушке, пришедшей пробоваться на вакансию секретаря любого уровня, стоит отдавать себе полный отчет в том, зачем ей идти в эту профессию: чтобы выйти на карьеру в интересующей области, чтобы найти мужчину своей мечты, чтобы денег заработать, чтобы хотьчто-то делать, лишь бы дома не сидеть и тп. Цель должна быть в любом случае! Кроме того, имеет смысл перед выбором пути секретаря вспомнить, что эта позиция - подчиненная. Даже так - ПОДЧИНЕННАЯ! Помнится, пришла ко мне однажды девушка на собеседование, которая до того совмещала секретарские обязанности и обязанности бухгалтера. И был у нее суровый, почти армейский характер. И не привыкла она подчиняться. Она меня раз десять перебила фразой«Неужели Вы думаете, что я себе такое позволяю?!». Я ей тогда сказала примерно следующее: «Пожалуйста, подумайте, готовы ли Вы пойти на подчиненную позицию. Тут совершенно четко и сразу будет ясно, кто начальник и чьи поручения следует выполнять... У Вас есть отличные руководящие качества, у Вас есть амбиции и стремление идти вперед. Готовы ли Вы пригибать себя в некоторых вопросах и отмалчиваться, когда у Вас есть свое мнение?» На следующий день девочка позвонила и отказалась. Она оказалась не готова.
Есть такой прекрасный миф о том, что секретарская профессия - легкая и воздушная. Я прекрасно отношусь к тем, кто из другой сферы приходит ко мне на собеседование пытать счастье новой жизни. Были и повар вторых блюд, и сотрудник кредитного отдела банка, и младший научный сотрудник, и оператор милиции, и даже сотрудница одного медицинского вуза. Естественно я задаю вопросы о причинах смены работы. Часто оказывается, что многие просто устали от тяжелой физической работы. Это прекрасно, но еще чаще оказывается, что они не готовы к тому, что профессия секретаря - это тяжелая работа (и физически, и умственно).
Есть еще одна категория - хорошие девочки, для которых работа секретаршей, это приобретение навыка грамотного общения, а также правильного документоведения. Этих люблю. С этими работаю.
Тестирование
А вот еще был случай замечательный. С одной милой и приятной девушкой мы прообщались очень долго и интересно. И стали уже прощаться, как она меня спрашивает: «А вы что, никаких тестов со мною проводить не будете? Не хотите узнать, подхожу я вам или нет?» Я тогда удивилась. Очень. И я сама и многие другие рассматривают позицию секретаря ресепшен как стартовую: навыки на ней различные хорошо развиваются, знания всякие накапливаются. Да и не требую я на начальном этапе никаких особых знаний и навыков, так как все придет со временем. Порой легче человека заново научить (мозг свежие знания хорошо впитывает), чем переучивать. Потому и тест у меня основной - понять, готов ли человек принять те знания и навыки, что я собираюсь ему дать. Сможет ли он выдержать перекрестный «допрос» с директором по персоналу, не растеряется ли, когда будут заданы такие вопросы, как:
- «Что хотите от работы?»;
- «Когда замуж?»;
- «Вы когда учились, рефераты от руки писали?»;
- «А что делать будете, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?».
Реакция барышни-кандидата во время собеседования и есть самый важный тест для меня. Так проверяется стрессоустойчивость, мотивация, планы на будущее в компании, навыки работы с компьютером, навыки расстановки приоритетов при выполнении задач и тп.
Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.
Вопросы работодателю
Когда все нужные мне нюансы прояснены, тогда я прошу соискательниц задавать вопросы. Но часто они не находят, что спросить. И я довольно подробно все рассказываю:
- про обязанности;
- про подчинение;
- про зарплату со льготами;
- про график работы;
- про отпуск;
- про возможные перспективы развития.
Причины отказа
На собеседовании я обязательно буду задавать вопросы про конфликтность. Даже, если соискательница потратит целых пять минут на убеждение меня, что она совершенно неконфликтна, даже, если после моего отказа в работе и объяснения в стиле «с начальством не спорят», она напишет огромное письмо с заголовком«Елена, я все поняла», эта барышня никогда не будет работать под моим началом.
Также я никогда не буду руководить той красоткой, которая не придет на собеседование (это ей нужна работа, а не мне), или раз двадцать будет уточнять, как найти офис (она так глупа?), или раз тринадцать будет переносить время и дату собеседования (не до конца определившиеся - налево). Да, уровень привередливости у меня повышенный, но и товар - штучный.
Вся эта пытка собеседованием нужна только для того, чтобы попытаться понять, сможет ли вот этот конкретный человек стать тем самым секретарем, который нужен мне и компании? Подходят ли соискательнице мои представления о профессии, а мне её? И, главное, хочется ли ей самой достигнуть этих моих представлений?
Однажды ко мне пришла девушка (отличная просто барышня: темная коса на манер Тимошенко завязана, черные брови, красные рябинки в ушах и на шее - загляденье, панночка!) И такие умные она мне вопросы задавала, такие правильные, прямо как из книжек. И про дальнейшее развитие компании, и про подразделения для дальнейшего роста, и про возможность совмещать работу с учебой и писать на основе нашей компании диплом. «Добило» меня, пожалуй, то, как она тщательно записывала все в свою записную книжечку.
Я - разгильдяйка. Хорошо организованная разгильдяйка. Халявщица по духу. И секретарей я себе подбираю таких же. Чтобы можно было посмеяться, когда смешно, но и мобилизоваться, выполнив работу к сроку, при необходимости. Такие правильные «отличницы» будут прекрасно строить фразы и не жевать окончания предложений, но я сама по себе никогда не смогу объяснить им, каков алгоритм выявления граждан, звонящих руководству просто с рекламой. Это чувствуется. Просто нужно помнить, что есть случаи, когда отказывают в позиции не из-за ваших недостатков, а из-за недостатков руководства. А с Вами все в порядке и замечательно.
Обычно секретари, проработавшие у меня полгода-год, продвигаются дальше внутри компании без каких бы то ни было запинок. На них даже очередь выстраивается из руководителей департаментов. Да и я всегда рада помочь хорошему человеку найти дело по душе. Те же, кто перешли в другие компании, при редких, но теплых встречах, благодарят. Ради этого «спасибо» все и делается: и собеседование и последующее обучение.
Елена Ударцева, профессиональный секретарь, автор
Краткая справка:
Во время учебы в Государственном Университете Управления проходила практику в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, где и проработала следующие два года в Управлении кадров. После ухода из ГД ФС РФ, поменяв пару мест, пришла на должность секретаря в журнал «Другой». В течение следующих 7 лет развивалась в секретарском деле. Последние четыре года - руководитель секретариата ЗАО «Зебра Телеком», где занимается подбором, обучением секретарей и общим руководством подразделения.
