Организация эффективной адаптации персонала.Опыт ООО ТСК «Авторесурс»

ООО ТСК «Авторесурс» Организация эффективной адаптации персонала

ООО «Торгово-Сервисная Компания «Авторесурс» (далее - Компа­ния) сегодня - одно из наиболее динамично развивающихся предпри­ятий на автомобильном рынке Республики Коми, о чем свидетельству­ет растущее число постоянных клиентов.

Многолетний опыт, отлаженная логистика, высококвалифициро­ванный персонал и знание специфики российского рынка позволяют предлагать новые автомобили широкого модельного ряда с наилучшим соотношением цены и качества. Миссия организации - «Клиент, ком­пания, сотрудник - благодатное, эффективное партнерство», отражает значимую роль персонала в росте ее конкурентоспособности.

Сотрудники работают согласно принятым в компании «Корпора­тивным стандартам», которые регламентируют отношения и четко оп­ределяют «правила игры». Каждому новому сотруднику предлагается изучить «Корпоративные стандарты» и соблюдать изложенные в этом документе правила.

Специалистами отдела кадров и документационного обеспечения компании уделяется большое внимание адаптации персонала. Основ­ная цель данного процесса - помочь новому сотруднику максимально быстро освоить должностные обязанности и адаптироваться в новом коллективе. Для этого было разработано и введено в действие Поло­жение об адаптации и схема этапов процесса адаптации в период ис­пытательного срока. Управление процессом адаптации осуществляется тремя группами субъектов: сотрудниками отдела кадров и документационного обеспе­чения, руководителями подразделений и наставниками. Между ними распределяется и уровень ответственности за прохождение процесса адаптации.

На первом этапе адаптации составляется план-график введения в должность. План-график нацелен на ознакомление нового сотрудника с компанией, ее традициями, регламентами, условиями труда, трудо­выми отношениями, должностными обязанностями, функциями и осо­бенностями работы подразделения, корпоративными стандартами, правилами организационного поведения, требованиями к отчетности, взаимодействию с другими отделами.

С этой же целью новому сотруднику в зависимости от должности формируется «Папка новому сотруднику». Это пакет, в который вхо­дят следующие документы:

памятка новому сотруднику ;

корпоративные стандарты;

действующие Положения, инструкции, организационные при­казы, технологические схемы взаимодействия, иные норма­тивные документы;

прочая информация (перечень телефонов компании, график сдачи документов, условия льготного обслуживания автомо­билей сотрудников, периодичность и регламент проведения различных совещаний и др.)

Второй этап адаптации - это выход нового сотрудника на требуе­мый уровень профессиональной и личной компетенции, необходимой для подтверждения соответствия занимаемой должности.

Основная задача данного этапа - ускорение процесса введения в должность и достижение необходимой эффективности работы в наи­более короткие сроки. На этом этапе сотрудник изучает и осваивает требования, изложенные в его должностной инструкции. Ему готовит­ся индивидуальный план развития. В этот период сотруднику может потребоваться обучение, которое проводит внутренний корпоратив­ный тренер, наставник или контактное лицо, ответственное за подго­товку данного сотрудника и психологическое сопровождение. Каждый из них отвечает за определенный этап (процедуру) в рамках своей компетенции.

В течение установленного срока адаптации непосредственный ру­ководитель нового сотрудника обсуждает с ним его успехи и просче­ты, дает рекомендации (не только профессионального характера), контролирует исполнение плана-графика введения в должность и ус­пехи индивидуального плана развития. Непосредственный начальник новичка также находится в контакте с наставником последнего и его коллегами, выявляет достоинства и недостатки нового работника и дает заключение о его личных и профессиональных качествах и оце­нивает дальнейшие перспективы работы с ним. Специалисты-психологи контролируют процесс социально-психологической адап­тации, указывая участникам процесса на те или иные проблемные точки. Общий контроль процесса адаптации осуществляет руководи­тель отдела кадров. Он же несет ответственность за соблюдение всех предусмотренных процедур адаптации.

Немаловажную роль в адаптации молодых специалистов играет их развитие, что является одним из приоритетных направлений компании. Готовых квалифицированных специалистов на сегодняшнем рынке труда найти сложно. Компания предоставляет возможность молодым специалистам повысить профессионализм и личную компетенцию с помощью внутренних корпоративных тренеров - высококвалифициро­ванных специалистов. Молодые сотрудники осваивают навыки про­фессии, современные приемы и методы труда, технологии взаимо­действия подразделений.

В плане социально-психологической адаптации новых сотрудников компания пользуется услугами специализированных тренинговых цен­тров. Специалисты центров тестируют новых сотрудников и на осно­вании результатов тестирования проводят психологические консуль­тации и тренинги.

Компания стремится обеспечить справедливое вознаграждение со­трудников в соответствии с их вкладом в общий успех предприятия. Для конечного успеха процесса адаптации большое значение имеет совпадение целей работника и предприятия. Для решения этой задачи необходимо создание механизма мотивации, повышения эффектив­ности труда. Под этим подразумевается совокупность методов и приё­мов воздействия со стороны системы управления предприятием, по­буждающих сотрудников к определенному поведению в процессе тру­да, которое, в свою очередь, направлено на достижение целей компа­нии и удовлетворение личных потребностей.

Совершенствование процессов адаптации персонала стало важной за­дачей для нашей компании с декабря 2006 года, когда было утверждено Положение об адаптации. С тех пор процесс постоянно совершенствуется, изменяется, пополняется наработанным материалом и опытом.

Учитывая молодой возраст сотрудников, составляющих большую часть персонала компании, зачастую не имеющих опыта работы и необ­ходимой квалификации, находящихся при этом в поиске оптимальных условий труда и приемлемого материального стимулирования, был сде­лан вывод, что для повышения эффективности процедур адаптации но­вых сотрудников необходимо последовательно внедрять систему на­ставничества, привлекая к этой работе опытных сотрудников. Для дос­тижения данной цели было разработано Положение о наставничестве и внедрена система материального стимулирования наставников.

Наставникам была делегирована часть функций по обучению и адаптации новых сотрудников, в том числе:

> знакомить новичков с перспективами карьерного роста;

> проводить необходимое обучение, контролировать и оцени­вать самостоятельное выполнение сотрудниками рабочих опе­раций в течение всего адаптационного периода;

> формировать условия для эффективной подготовки кадров, при необходимости ходатайствовать перед администрацией о создании таковых условий;

> давать стажерам конкретные задания с определенным сроком их выполнения и предполагаемым конечным результатом, контролировать работу, оказывать необходимую помощь;

> на собственном примере демонстрировать образец исполнения должностных обязанностей и соблюдения корпоративной культуры;

> изучать профессиональные и личностные качества стажера, его способности, помогать ему в поддержании деловых взаимоот­ношений с коллективом и руководителями разных уровней.

Все участники процесса адаптации нацелены на то, чтобы в корот­кие сроки новички стали полноценными сотрудниками компании, ори­ентированными не только на достижение личных целей, но и на ре­шение задач предприятия.

Приложение 1

ПОЛОЖЕНИЕ об адаптации персонала

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Адаптация - процесс ознакомления работника с новой организа­цией, приспособления к новому месту коллективу и характеру деятель­ности компании, а также изменения его поведения в соответствии с тре-эованиями и правилами корпоративной культуры новой компании.

1.2. Процесс адаптации включает в себя две взаимосвязанные и ззаимнообусловленные стороны: профессиональную и социально-психологическую.

Профессиональная адаптация выражается в овладении работником ;пециальностью, профессиональными навыками, появлением чувства удовлетворенности данным видом деятельности.

Социально-психологическая адаптация - это адаптация к коллекти-!у и его нормам, к руководству, коллегам и экономическим реалиям.

1.3. Распределение ответственности в проведении адаптационных мероприятий осуществляется между руководителем отдела кадров и документационного обеспечения и непосредственным руководителем сотрудника. В процессе введения в должность при исполнении инди-идуального плана работы сотрудника на время адаптации может потребоваться обучение новичка, которое проводит внутренний тренер, аставник или контактное лицо, ответственное за подготовку данного отрудника. Каждый из них отвечает за определенный этап (процедуру) в рамках своей компетенции. Общий контроль за процессом адаптации осуществляет руководитель отдела кадров и документационно-э обеспечения, он же несет ответственность за соблюдение всех предусмотренных процедур адаптации.

1.4 Адаптационный период составляет 3 мегяца и совпадает с периодом испытательного срока.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

2.1. Ускорение процесса вхождения в должность нового сотрудника;

2.2. Достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки;

2.3. Уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу;

2.4. Оценка потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока;

2.5. Освоение схем взаимодействия с другими подразделениями;

2.6. Освоение основных норм корпоративной культуры и правил юведения;

2.7. Развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности заботой;

2.8. Снижение текучести кадров и связанных с ней финансовых потерь;

2.9. Формирование имиджа компании как привлекательного рабо­тодателя.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УЧАСТНИКОВ АДАПТАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

Управление процессом адаптации осуществляется отделом кадров и документационного обеспечения, руководителями подразделений и наставниками.

3.1. Функции руководителей подразделений Руководитель подразделения:

> заполняет адаптационный лист, индивидуальный план-график введения в должность;

> ставит цели и задачи на испытательный срок новому сотруднику, составляет план развития сотрудника на время адаптации;

> назначает наставника из числа ведущих специалистов подраз­деления

> определяет обязанности и ответственность, рассказывает о требованиях к качеству выполняемой работы;

> объясняет новичку предназначение адаптационного листа, индивидуального плана-графика введения в должность и разъясняет запланированные мероприятия;

> представляет его коллективу;

> отслеживает промежуточные результаты адаптационного пе­риода.

3.2. Функции наставника Наставник:

> поздравляет нового сотрудника с началом работы;

> сообщает о возможных трудностях и наиболее распростра­ненных ошибках в работе;

> рассказывает о коллегах (особенно о тех, у кого можно попро­сить совета и помощи, и о тех, кто обладает трудным характе­ром);

> рассказывает о структуре и функциях подразделения, взаимо­отношениях с другими отделами);

> рассказывает о правилах корпоративной культуры компании;

> оказывает практическую помощь в освоении профессией.

Работа наставника может оплачиваться дополнительно (как прави­ло, если в подразделении много новичков) либо являться мотивацией на развитие. В любом случае статус наставника является почетным.

3.3.Функции отдела кадров и документационпого обеспечения:

> координация и контроль адаптационных мероприятий;

> создание групп для проведения ознакомительного тренинга и других мероприятий;

> участие в проведении функциональных мероприятий (инст­руктаж, оформление сотрудника и т.д.);

> сбор и хранение в течение заданного периода адаптационных листов, характеристик, индивидуальных планов-графиков введения в должность, планов развития, анкет, тестов и т.д. и после окончания адаптационного периода.

4. ЭТАПЫ АДАПТАЦИИ

Процесс адаптации состоит из двух этапов:

Первый этап - знакомство с компанией и оперативное введение в должность

1. Ознакомление новичка с организацией.

Работнику предоставляется базовая информация о компании: ис­тория, виды деятельности, организационная структура, основные эле­менты корпоративной культуры, документы и процедуры, регули­рующие трудовые отношения.

Реализуется отделом кадров и документационного обеспечения.

2. Ознакомить новичка с функциями и особенностями работы под­разделения, стандартами исполнения обязанностей и уровнем ответ­ственности, правилами организационного поведения, требованиями к отчетности.

Яя данном этапе выдается адаптационны* лист и план-график вве­дения в должность индивидуально на каждого работника в зависи­мости от специализации, по которой он происходит обучение. Инди­видуальный план- график включает в себя поэтапное освоение обо­рудования, технологий и параллельное знакомство со смежными под­разделениями.

Реализуется непосредственным руководителем.

Второй этап - выход нового сотрудника на требуемый уровень профессиональных и личных компетенций, необходимых для под­тверждения соответствия занимаемой должности

Основная задача - ускорение процесса введения в должность и дос­тижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки.

По окончании ознакомления с отделами сотруднику выдается план развития сотрудника на время адаптации. В нем ставятся цели и зада­чи развития нового сотрудника на весь адаптационный период.

В течение установленного срока адаптации руководитель, посто­янно контактируя с самим работником, наставником, коллегами по работе, выявляет достоинства и недостатки новичка, взаимоотношения в коллективе и дает заключение о личных и профессиональных каче­ствах работника, а также дальнейшие перспективы работы с ним.

Реализуется непосредственным руководителем.

5. ВИДЫ АДАПТАЦИОННЫХ ПРОГРАММ И ПРОЦЕДУРЫ ИХ ИСПОЛНЕНИЯ

Адаптация новых сотрудников начинается с отдела кадров и документационного обеспечения, где новому работнику на этапе предвари­тельного собеседования предоставляется базовая информация о пред­приятии: виды деятельности, документы и процедуры, регулирующие трудовые отношения, социальные гарантии. Основной целью собесе­дования является выяснить, подходит ли компания сотруднику, а со­трудник - компании.

На основании принятого решения генерального директора о приеме на работу сотрудник отдела кадров и документационного обеспечения представляет нового работника непосредственному руководителю. В зависимости от должности определяется вид адаптационной программы.

5.1. Программа адаптации рабочих профессий

Программа адаптации рабочих профессий начинается с того, что руководителем структурного подразделения на основании полученной информации о знаниях, умениях и навыках нового сотрудника опреде­ляется наиболее :приемлемая форма подготовки, закрепляется настав­ник - сотрудник, имеющий возможность оказать реальную поддержку и помощь, работающий, как правило, в одном подразделении с нович­ком. Составляется индивидуальный план-график введения в профес­сию, в котором определяется перечень оборудования и вопросов, не­обходимых для изучения в период адаптации и испытательного срока.

Вновь принятому работнику вручаются следующие документы:

- должностная инструкция и квалификационные требования (по специальности);

- инструкция по охране труда и технике безопасности;

- фирменные стандарты компании;

- адаптационный лист;

- индивидуальный план-график введения в профессию.

5.2. Программа адаптации менеджеров среднего звена

Процесс адаптации менеджеров среднего звена начинается с пред­ставления другим сотрудникам, ознакомления с рабочим процессом и соответствующими документами, который осуществляет непосредст­венный руководитель.

Вновь принятому работнику вручаются следующие документы:

- структура предприятия;

- список служебных телефонов;

- фирменные стандарты компании;

- должностная инструкция и квалификационные требования (по специальности);

- положение об отделе;

- технологические схемы взаимодействия;

- инструкция по охране труда и технике безопасности;

- адаптационный лист;

- индивидуальный план-график введения в должность;

- план развития сотрудника на время адаптации.

Для скорейшей адаптации менеджеров среднего звена, задейство­ванных в производственном процессе, организуется обучение техноло­гий (для менеджеров по продажам - дополнительное обучение по тео­рии и практике продаж, технике эффективного общения и т.д.).

Внимание к процессу адаптации менеджеров среднего звена долж­но быть достаточно высоким, т.к. эта рабочая позиция требует мо­бильного выполнения большого объема разнообразных, достаточно сложных функций. Если человек плохо ориентируется в тонкостях своих разносторонних обязанностей, от этого страдает рабочий про­цесс и новичок разочаровывается в новой работе раньше, чем сумеет осознать, что при соответствующей подготовке и помощи может справляется с трудностям"

Адаптационный период должен нести функцию удержания, этому способствует расширение сроков адаптационного периода, когда рабо­та менеджеров подкрепляется контролем руководителя более высокого звена и соответствующей помощью.

5.5. Процесс адаптации руководителей

Руководитель структурного подразделения вводится в должность и представляется коллективу генеральным директором. Происходит ос­мотр подразделения, знакомство с сотрудниками и ознакомление с предприятием в целом.

Вручаются следующие документы:

-правила внутреннего трудового распорядка

- штатное расписание;

- план цехов, подразделений;

- список служебных телефонов;

- структура предприятия;

- фирменные стандарты компании;

- должностная инструкция;

- положение об отделе;

- технологические схемы взаимодействия;

- инструкция по охране труда и технике безопасности;

- адаптационный лист;

- индивидуальный план-график введения в должность;

- план развития сотрудника на время адаптации;

- пакет документов, регламентирующих деятельность данного структурного подразделения и необходимые для понимания работы организации (положения, приказы, должностные инструкции и квали­фикационные требования подчиненных и т.д.).

Руководитель отдела кадров и документационного обеспечения помогает новому руководителю влиться в коллектив, предоставляет всю необходимую информацию о традициях коллектива, потенциале каждого работника, об особенностях социально-психологического климата, сложившегося в коллективе.

6. КОНТРОЛЬ И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ

Контроль процесса адаптации проводится с целью выявления и своевременного решения проблем, возникающих у новичков, а также устранения факторов, негативно влияющих на успешность адаптаци­онных программ.

Первый срез проводится по результатам исполнения индивидуаль­ного плана-графика введения в должность. Анализируется объем по­лученной информации новым сотрудником и оценка руководителей отделов, участвовавших в данном этапе адаптации.

Последующие срезы осуществляются с помощью анкет и собеседо­ваний, которые позволяют проанализировать на данном этапе объем эффективности и результативности процесса адаптации, установить отрицательные факторы адаптации и принять оперативные меры по их устранению.

По окончании испытательного срока систематизируется и анализи­руется весь объем полученной информации, на основании полученных результатов процесса адаптации и принимается обоюдное окончательное решение: работодатель определяет, устраивает ли его работник, а работник - устраивает ли его условия работы в данном коллективе.

7. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Процесс адаптации новых сотрудников является прямым продол­жением процесса отбора персонала. Основные причины увольнения работников - несовпадение реальности с ожиданиями и сложность ин­теграции в новую организацию. Помочь сотруднику успешно влиться в новую среду - важнейшая задача его руководителя и сотрудников отдела кадров и документационного обеспечения.

Использование комплекса профессиональной и психологической адаптации новому специалисту оказывается более эффективным и экономичным, чем неудачное завершение испытательного срока, по­иск, оценка и обучение новых кандидатов на освободившуюся вакан­сию.