Всё об оформлении личной карточки ф. Т-2

Смотри также Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению 

Авторы: И.В Журавлева, А.А. Анохина

Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов. Она имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. Исключение составляют государственные служащие – для них существует форма Т-2ГС. Кроме этого, при приеме на работу научно-педагогических работников на них дополнительно к форме Т-2 оформляется форма Т-4 ("Учетная карточка научного, научно-педагогического работника").

В этой статье мы рассмотрим основные правила оформления личной карточки по форме Т-2.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов работника:

1.  Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (ф. Т-1 или Т-1а).
2.  Паспорт.
3.  Трудовая книжка.
4.  Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
5.  Документ об образовании (диплом, свидетельство).
6.  Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
7.  Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе или Уведомление о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту его жительства (с указанием ИНН).
8.  Другие документы, предусмотренные законодательством (в частности, Индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР), удостоверения и справки, подтверждающие право на льготы и др.).

По желанию работника в раздел X формы Т-2 могут вноситься и другие сведения, сообщенные о себе работником.

Личная карточка состоит из десяти разделов:

1. Общие сведения

В этом разделе приводятся персональные данные работника, в том числе сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении и др.

1. Сведения о воинском учете
2. Прием на работу и переводы на другую работу
3. Аттестация
4. Повышение квалификации
5. Профессиональная переподготовка
6. Награды (поощрения), почетные звания

VIII.  Отпуск

1. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
2. Дополнительные сведения

В заключение приводятся сведения об увольнении.

В каждом пункте формы предусмотрено поле для описательной части, ряд пунктов первого раздела содержит поля для кодирования реквизитов.

В системе действующего законодательства нет ни одного нормативного документа, который предписывал бы в обязательном порядке проставлять коды. Порядок обработки кадровых документов каждая организация определяет самостоятельно. Там, где используются специальные компьютерные программы для кадровиков, заполнение полей кодирования заложено в программу и выполняется автоматически. При заполнении личной карточки вручную (от руки, на компьютере) проставление кодов не имеет практического значения. Поэтому вопрос кодирования информации решается в каждой организации индивидуально по усмотрению руководителя кадровой службы. Именно так к этому вопросу относится и государственная инспекция труда.

Если все-таки принято решение о проставлении кодов, следует соблюдать определенные правила, предусмотренные ОСТом 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров". В частности, при заполнении формы текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования.

Правила заполнения формы Т-2 определены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, содержащимися в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Помимо этого, действует утвержденный Госкомстатом (постановление от 24 марта 1999 г. № 20) общий для всех видов унифицированных форм Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

Рассмотрим правила заполнения полей формы Т-2.

Наименование организации указывается в соответствии со Свидетельством о регистрации в ЕГРЮЛ (поскольку личная карточка является внутренним документом, можно указать только краткое название фирмы). Справа указывается код организации по ОКПО[1] (восемь арабских цифр).

Дата составления указывается восемью арабскими цифрами, разделенными точками.

Табельный номер может присваиваться каждому вновь принятому работнику и не должен изменяться при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Количество знаков в табельном номере зависит от численности работников организации.

Во многих организациях из-за отсутствия у кадровиков опыта работы с табельными номерами используется чрезвычайно неудачная система кодирования, при которой в табельный номер может быть заложена первая буква фамилии работника (которая может измениться), а в некоторых организациях табельный номер превратился в буквенный код, состоящий из первых букв фамилии или инициалов работника. Иногда первые цифры табельного номера обозначают код подразделения по штатному расписанию (а работник может быть переведен в другой отдел…). Поэтому наиболее удобным с практической точки зрения можно считать простые цифровые табельные номера, не содержащие никакой дополнительной закодированной информации.

После увольнения работника освободившийся табельный номер может быть присвоен вновь принятому работнику, но не ранее, чем через три года. Для этого кадровики ведут учет использованных и освободившихся табельных номеров.

Учитывая, что табельный номер – для целей автоматизированного учета – не должен превышать шести цифр (что дает максимальное число 999 тысяч 999 работников!), мелкие и средние фирмы вполне могут позволить себе не использовать табельные номер повторно.

Внимание! Работникам, с которыми заключается трудовой договор на работу на условиях внутреннего совместительства (второй трудовой договор), присваивается второй табельный номер (и бухгалтерия открывает для него второй лицевой счет).

Идентификационный номер налогоплательщика указывается в соответствии со свидетельством или извещением о присвоении ИНН. В соответствии с Трудовым кодексом РФ свидетельство о присвоении ИНН не является обязательным документом, предъявляемым работником для заключения трудового договора. То есть отсутствие этого свидетельства не может служить причиной для отказа в приеме на работу. Однако, как показывает практика, бухгалтерии организаций настоятельно просят оформить данное свидетельство, поскольку это упрощает их отчетность перед налоговыми органами.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии с этим свидетельством.

Статьей 65 Трудового кодекса РФ предусмотрено обязательное представление работником при трудоустройстве страхового свидетельства ПФР. Свидетельство должно храниться на руках у работника.

Если свидетельство работником утеряно, работодатель заказывает в Пенсионном фонде дубликат. Если же соискатель впервые поступает на работу по трудовому договору и при этом не работал ранее по договорам гражданско-правового характера, работодатель должен заказать для него свидетельство в ПФР. В этих случаях номер проставляется в личной карточке после получения свидетельства или его дубликата.

В графе "Алфавит" указывается первая буква (при большом количестве работников 2-3 первых буквы) фамилии работника. Это делается для облегчения поиска карточки работника – формы Т-2 хранятся в алфавитном порядке.

В графе "Характер работы" указывается один из вариантов: "постоянная", "временная" или "сезонная".

В графе "Вид работы" могут быть два варианта записи: "основная" или "по совместительству". Формулировка этой графы разрешает сомнения кадровиков по поводу того, надо ли заводить личную карточку на совместителей. На внешних совместителей, безусловно, нужно. Не столько очевидна необходимость заведения второй личной карточки на внутренних совместителей, но, тем не менее, это делать необходимо: поскольку с работником – внутренним совместителем заключается отдельный трудовой договор[2], и в личной карточке указывается:

• §         номер этого трудового договора,
• §         второй табельный номер,
• §         должность (профессия), по которой работник принят,
• §         переводы по совмещаемой работе,
• §         аттестации,
• §         повышение квалификации и профессиональная переподготовка по этой работе,
• §         поощрения;
• §         отпуска, которые оформляются отдельными приказами по основной и совмещаемой работе,
• §         основание увольнения с этой работы,

необходимо оформлять для него вторую личную карточку. В этом случае мы имеем двух работников в лице одного человека.

При заполнении графы "Пол" возможны варианты: прописная буква М или Ж. либо сокращение Муж или Жен, либо слово без сокращения.

Пример заполнения заголовочной части личной карточки:

Раздел I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Реквизиты трудового договора указываются в специально отведенных для них полях:

1. Фамилия, имя, отчество записываются полностью. В случае изменения фамилии прежняя фамилия зачеркивается одной сплошной линией, и сверху пишется новая фамилия (в соответствии с представленным документом), например:

Изменения вносятся на основании приказа "О внесении изменений в персональные данные работника". Все внесенные изменения заверяются подписью работника кадровой службы.

2. Дата рождения указывается на основании паспорта, при этом месяц принято указывать словом, например: 08 июля 1964 года. В зоне кодирования указывают: 08.07.1964 .

3. При заполнении графы "Место рождения" нужно учитывать следующее:

• Ø       При указании населенных мест используются сокращения в соответствии с ОКАТО[3]:

кр. - край

обл. - область

окр. - округ

р-н - район;

г. - город;

пгт - поселок городского типа;

п. - поселок сельского типа;

рп - рабочий поселок;

кп - курортный поселок;

к. - кишлак;

с. - село;

д. - деревня;

ст-ца - станица;

у - улус;

смн - сомон;

аул – пишется полностью

• Ø       Названия районов и областей указываются в родительном падеже.
• Ø       Коды проставляются в соответствии с ОКАТО[4], например:

4. Гражданство указывается без сокращений. В текстовом поле и в поле кодирования гражданство следует указывать в соответствии с ОКИН[5]:

Пример заполнения рубрики:

5. При заполнении графы "Знание иностранного языка" название языка указывается без сокращений. Название языка, степень его знания и кодирование этих сведений производится по ОКИН, в частности:

При заполнении текстового поля степень знания языка формулируется от первого лица единственного числа: читаю и перевожу со словарем, читаю и могу объясняться или владею свободно. Такая форма записи объясняется тем, что работник подписывает сообщенные о себе от первого лица сведения (после второго раздела личной карточки).

В поле кодирования записываются оба кода, например:

6. Согласно ОКИН образование (п. 6 формы Т-2) записывается и кодируется следующим образом:

Для того чтобы правильно указать код образования по ОКИН, нужно знать, кто относится к той или иной категории. В таблице приводятся примеры, которые помогут вам правильно указать код:

Основанием для внесения записи об образовании могут служить:

– дипломы о высшем профессиональном и послевузовском образовании;

– дипломы о неполном высшем профессиональном образовании;

– справки высших учебных заведений о незаконченном высшем профессиональном образовании;

– дипломы о среднем профессиональном образовании;

– справки средних специальных учебных заведений о незаконченном среднем профессиональном образовании;

– свидетельства о начальном профессиональном образовании;

– свидетельства средней (вечерней) школы о среднем (полном) образовании;

– свидетельства средней (вечерней) школы об основном общем образовании;

– справка средней (вечерней) школы о том, что прослушан курс за такое-то количество классов.

Так же, как и в трудовой книжке, в личной карточке по форме Т-2 запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных подписью должностного лица и печатью образовательного учреждения документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др.[8]

При указании наименования образовательного учреждения его название указывается в соответствии с представленным документом об образовании. Если работник кадровой службы считает нужным, он может со слов работника в скобках указать современное название образовательного учреждения. Названия сокращать можно, если сокращение является общеупотребительным и понятным, например, МГУ.

Если в наименование образовательного учреждения входит слово "имени", следует писать "им.". Например: "МГТУ им. Н.Э. Баумана". Если в наименование учебного заведения входит неотъемлемой частью название ордена, его следует указывать, например: ВКИМО (Военный Краснознаменный институт Министерства обороны). Сведения такого рода как "Ордена Красного Знамени", "Ордена Ленина" и т.п., указывать не следует.

Все сведения об образовании указываются только на основании документа об образовании, наименование, серия и номер которого приводятся в соответствующих полях формы. Кроме того, указывается год окончания образовательного учреждения.

Квалификация по документу об образовании указывается следующим образом:

Направление или специальность по документу об образовании кодируется по ОКСО[9].

Приведем несколько примеров кодирования сведений об образовании по ОКСО:

Пояснение: В графе "Код" указано шестизначное число, в котором:

1, 2-й знаки соответствуют укрупненным группам специальностей и направлений подготовки;

3, 4-й знаки соответствуют направлениям подготовки;

5, 6-й знаки соответствуют специальностям.

Например: 080505: 08 – "Экономика и управление"; 05 – "Менеджмент"; 05 – специальность "Управление персоналом". Название специальности указывается во втором столбце Классификатора.

Для 1-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень образования с учетом принятых в Российской Федерации уровней образования, используются следующие значения:

5 – среднее профессиональное образование;

6 – высшее профессиональное образование.

Для 2-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень квалификации, используются следующие значения:

– для среднего профессионального образования:

1 – базовый уровень подготовки,

2 – повышенный уровень подготовки;

– для высшего профессионального образования:

2 – бакалавр,

5 – дипломированный специалист,

8 – магистр.

Таким образом, код 65 означает высшее профессиональное образование, дипломированный специалист; код 52 означает среднее профессиональное образование, повышенный уровень подготовки; код 68 означает высшее профессиональное образование, магистр.

В разделе "Образование" формы Т-2 есть возможность указать название и дату окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования, если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям или имеет два образования разного уровня по одной специальности (начальное профессиональное и среднее профессиональное или: среднее профессиональное и высшее профессиональное). Информацию о третьем и последующем профессиональном образовании следует указать в разделе Х "Дополнительные сведения".

В п. 6.1. указывание послевузовское профессиональное образование и его код по ОКИН:

Пример заполнения рубрики:

Для п. 6.1 код по ОКСО не указывается, поскольку классификатор не содержит данных по кодированию послевузовского образования. Коды специальностей послевузовского образования приведены в Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Минпромнауки России от 31 января 2001 г.

7. Профессия (основная и другая) указывается без сокращений на основании документа, подтверждающего наличие такой профессии у человека, например, свидетельства об окончании профессионально-технического училища[12]. Профессия кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР).

В литературе высказываются различные мнения по поводу различий между "основной" и "другой" профессией. В нормативных документах не указывается, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Следовательно, каждый специалист кадровой службы имеет право на собственное мнение по этому вопросу. Наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве "другой" рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе работника на другую подходящую ему работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях). Если в этом разделе окажется недостаточно места, второстепенные с точки зрения данного работодателя профессии можно указать в разделе Х личной карточки.

Пример заполнения рубрики:

8. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и/или иных документов, подтверждающих наличие соответствующего стажа. В качестве других документов должны приниматься во внимание:

• §         договоры гражданско-правового характера (время работы засчитывается в общий стаж);
• §         справки, выданные центром занятости (период состояния на учете засчитывается в общий стаж, в непрерывный стаж не засчитывается, но и не прерывает его);
• §         военный билет (период профессиональной военной службы засчитывается и в общий, и в непрерывный стаж работы);
• §         свидетельства об окончании профессионально-технических училищ при промышленных предприятиях (время обучения засчитывается и в общий, и в непрерывный стаж работы).

Стаж рассчитывается на дату приема на работу.

Для каждого из трех видов трудового стажа законодатель предусмотрел особый порядок исчисления.

8.1. Общий стаж работы – это суммарная продолжительность работы по трудовому договору, иной общественно полезной деятельности гражданина и других периодов, указанных в законе, независимо от перерывов. Общий трудовой стаж является юридически значимым обстоятельством в связи с назначением трудовых пенсий по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также некоторых других правоотношений в социальном обеспечении. 

8.2. Непрерывный стаж работы – это продолжительность последней (без перерыва) работы в организации, а в случаях, предусмотренных законодательством, также и предыдущей работы или иной деятельности. Непрерывный стаж имеет юридическое значение при определении размера пособия по временной нетрудоспособности и в других случаях, предусмотренных нормативными актами.

8.3. В двух следующих строках пункта 8 указываются различные виды специального трудового стажа. Специальный трудовой стаж имеет юридическое значение лишь в случаях, установленных законодательством.

Специальный трудовой стаж определяется как продолжительность определенной работы (службы), выделяемой по условиям труда (тяжелым, вредным и т.п.), местности (Крайний Север и др.), в которой протекала работа, характеру профессии работника и по иным признакам. От продолжительности специального трудового стажа может зависеть право работника на повышение должностного оклада (ставки), получение единовременного вознаграждения за выслугу лет – такой стаж указывается в строке "Стаж работы, дающий право на надбавку за выслугу лет". Этот вид стажа указывается только в организациях, на работников которых распространяется действие соответствующих федеральных нормативных актов (рабочие и служащие Минобороны, сотрудники Минюста, МЧС и др.), а также в тех организациях, где такая надбавка установлена локальными нормативными актами.

8.4. Помимо этого, от продолжительности специального трудового стажа может зависеть также право работника на получение дополнительного отпуска, пенсионных льгот[13] и других льгот и преимуществ. В последней строке пункта 8 указываются именно такие виды специального трудового стажа. Разумеется, учитывать его необходимо только в том случае, если у работников организации, в которой ведется личная карточка, также учитывается этот вид стажа (например, педагогический стаж, стаж работы в цирке, в балете, северный стаж и др.).

Пример заполнения рубрики:

9. Состояние в браке записывается без сокращений слов и кодируется по ОКИН:

10. В составе семьи указываются, как правило, ближайшие родственники с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются родители, лица, на воспитании которых находился работник, родные братья и сестры, супруги, дети. Также могут быть указаны и другие родственники, проживающие совместно с работником, находящиеся у него на иждивении, нуждающиеся в его уходе, и т.д.

Пример заполнения рубрики:

11. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с российским или иностранным паспортом.

Пример заполнения рубрики:

Новый альбом унифицированных форм (от 05.01.2004) был разработан Госкомстатом России с целью приведения форм кадровых документов в соответствие с новым Трудовым кодексом РФ. Статьей 64 Кодекса запрещен отказ в приеме на работу по мотивам отсутствия регистрации по месту жительства. Поэтому из формы Т-2 была исключен реквизит "Адрес места жительства" (по паспорту и фактический).

Однако во многих случаях сотруднику кадровой службы необходимо знать адрес работника, например, для того, чтобы отправить ему запрос о причинах невыхода на работу либо приглашение прийти за невостребованной при увольнении трудовой книжкой и др.

Поэтому мы считаем необходимым восстановление этого реквизита в личной карточке и рекомендуем указывать все возможные адреса работника: по паспорту, для иногородних – по временной регистрации, а также фактический адрес, если он не совпадает с указанным в документах. Эта информация должна быть заверена подписью самого работника.

Кроме того, полезной является практика, когда работник, прежде чем расписаться, пишет следующее обязательство: "В случае изменения любого из указанных адресов обязуюсь немедленно, в течение (например) 3 дней сообщить в отдел кадров свой новый адрес"[14].

Помимо адреса места жительства следует указывать номера телефонов работника, при возможности – и мобильного.

Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняется на основании следующих документов:

• §         военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
• §         удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Пояснения, приведенные в таблице, помогут Вам правильно заполнить данный раздел.

Примечание: в военных билетах граждан, пребывающих в запасе, и удостоверениях граждан, подлежащих призыву на военную службу, изданных до 1999 г., названия и нумерация разделов и пунктов могут отличаться от приведенных в таблице.

После заполнения раздела I "Общие сведения" и раздела II "Сведения о воинском учете" специалист кадровой службы проставляет свою должность, подпись и расшифровку подписи. После этого следует ознакомить с записями в форме работника, на которого оформляется личная карточка. Работник проставляет свою подпись (и дату) для подтверждения согласия с внесенными сведениями.

Пример заполнения раздела II 

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" заполняется на основании приказов (распоряжений) о приме на работу (ф. Т-1, Т-1а) и приказов (распоряжений) о переводе на другую постоянную работу (ф. Т-5, Т-5а).

Этот раздел заполняется одновременно с разделом "Сведения о работе" трудовой книжки. В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[15] работодатель обязан знакомить работника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. Ознакомление проводится под расписку в личной карточке работника, в которой должна быть повторена внесенная в трудовую книжку запись. Работник ставит свою подпись в графе 6 раздела III формы Т-2.

Пример заполнения раздела III 

Раздел IV "Аттестация" заполняется после прохождения работником очередной аттестации.

Аттестационная комиссия принимает решение о соответствии или несоответствии работника занимаемой должности (для служащих) или выполняемой работе (для рабочих). Кроме этого, комиссия может дать рекомендацию, например, о переводе работника на вышестоящую должность, о необходимости направить работника на курсы повышения квалификации, о повышении заработной платы, об установлении надбавок к ней и др.

В графах 3 и 4 указываются номер и дата протокола заседания аттестационной комиссии.

В графе 5 "Основание" делается ссылка на дату и номер приказа, в соответствии с которым проводилась аттестация.

Примеры заполнения раздела IV 

Раздел V "Повышение квалификации". Работник может проходить повышение квалификации в специализированных учебных заведениях на основании приказа, либо в корпоративном учебном центре по представлению руководителя структурного подразделения или менеджера по персоналу. Помимо этого, повышение квалификации работников может проводиться в форме семинаров и тренингов.

Прохождение обучение подтверждается документально: удостоверением[16] или свидетельством[17] о повышении квалификации, либо сертификатом участия[18]. На основании этих документов вносятся сведения в V раздел личной карточки. В этом разделе указываются:

–      в графах 1 и 2 фиксируются даты начала и окончания обучения;

–      в графе 3 "Вид повышения квалификации" пишется наименование курса, семинара или тренинга, а также продолжительность обучения (в академических часах или днях);

–      в графе 4 указывают наименование образовательного учреждения, или фамилию специалиста, проводившего корпоративный тренинг либо семинар;

–      в графах 5, 6 и 7 приводится наименование, серия, номер и дата документа, подтверждающего прохождение обучения;

–      в графе 8 указываются дата и номер приказа о направлении сотрудника на повышение квалификации либо дата представления.

Пример заполнения раздела V 

Раздел VI "Профессиональная переподготовка"

Профессиональная переподготовка подразумевает обучение на базе высшего профессионального образования в объеме не менее 500 академических часов, сопровождающееся итоговой аттестацией и присвоением второй профессии. По окончании курса слушателям выдается диплом о профессиональной переподготовке[19] либо диплом о присвоении квалификации[20]. По результатам профессиональной переподготовки в учреждениях начального профессионального образования выдается свидетельство об уровне квалификации. Сведения в раздел VI личной карточки вносятся на основании этих документов.

Этот раздел заполняется аналогично разделу V, с обязательным указанием специальности (направления, профессии), по которой проводилась переподготовка:

– в графах 1 и 2 фиксируются даты начала и окончания обучения;

– в графе 3 указывается полученная работником в результате обучения специальность (профессия, квалификация). Поскольку в VI разделе отсутствует графа, в которой можно указать наименование образовательного учреждения, эту информацию при необходимости можно вписывать в графу 3 (см. пример заполнения), либо ввести в таблицу дополнительную графу;

– в графах 4, 5 и 6 приводятся наименование, серия, номер и дата соответствующего диплома или свидетельства;

– в графе 8 указываются дата и номер приказа о направлении сотрудника на обучение.

Пример заполнения раздела VI 

В разделе VII "Поощрения и награды" фиксируются поощрения и награды, полученные работником от работодателя, в соответствии со ст. 191 Трудового кодекса РФ, а также (на основании той же статьи) в соответствии с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и/или отраслевыми уставами и положениями о дисциплине. В этот же раздел заносятся государственные награды, полученные работником за особые трудовые заслуги. Таким образом, в разделе VII личной карточки перечисляются:

–      государственные награды, в том числе государственные почетные звания (на основании соответствующих указов и иных решений);

–      ведомственные награды (на основании приказов министров и руководителей иных ведомств);

–      виды поощрения, применявшиеся к работнику в организации: благодарности, почетные грамоты, ценные подарки, премии, не обусловленные системой оплаты труда и не носящие систематического характера (на основании приказов руководителя организации[21]).

В таблице указываются:

–      в графе 1 – наименование вида поощрения или награды;

–      в графах 2, 3 и 4 – наименование, серия (если есть), номер и дата документа о применении поощрения или присвоении награды. При этом в тех случаях, когда вносятся записи о государственных наградах – орденах, медалях, знаках, званиях и пр., следует делать ссылку не на Указ Президента (главы государства) или иной акт, которым было произведено награждение, а на тот документ, который представил в отдел кадров работник, т.е. удостоверение. В удостоверении на медаль или орден имеется номер самого удостоверения, но нет даты его выдачи. Однако в нем есть дата подписания Президентом Указа о награждении. Это и есть дата награждения, которое подтверждено удостоверением с соответствующим номером.

Пример заполнения раздела VII 

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.). Основанием для внесения записей являются приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (ф. Т-6, Т-6а).

При внесении записи о ежегодном оплачиваемом отпуске указывается период работы, за который этот отпуск предоставляется. Исчисление периодов работы начинается с даты приема работника на работу в данную организацию. Однако ст. 121 Трудового кодекса РФ предусмотрены периоды времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск (в частности, период прогула без уважительных причин  и отстранения от работы по вине работника; отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 дней, предоставляемые на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ; отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет). Поэтому даты начала и окончания отпускного периода могут изменяться (см. пример заполнения). Отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ, не влекут за собой изменения отпускного периода (см. также пример заполнения).

В связи с этим, фиксируя в этом разделе отпуска без сохранения заработной платы, необходимо при наличии уважительных причин указывать эти причины.

В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ если в период ежегодного основного или дополнительного отпуска работник заболевает либо ему приходится исполнять государственные обязанности (например, выполнять обязанности присяжного заседателя в суде), а также в других случаях, предусмотренных законами и локальными нормативными актами организации, его отпуск может быть продлен. Таким образом, дата окончания отпуска по приказу и фактическая не будут совпадать. Сотрудники отдела кадров, на которых лежит обязанность заполнять личные карточки, используют для себя один из двух вариантов заполнения графы 6.

Способ 1. все графы таблицы заполняются одновременно, а в случае переноса окончания отпуска в графу 6 вносится изменение: зачеркивается первоначальная дата и вписывается фактическая. Здесь же дается ссылка на соответствующий документ (например, листок нетрудоспособности). При этом указывать реквизиты этого документа необязательно.

Способ 2. с 1 по 5 графы таблицы заполняются в день начала отпуска, а графа 6 – после его окончания. Этот способ менее удобен, так как даты в приказе и в личной карточке не будут совпадать, что недопустимо, учитывая, что в графе 7 делается ссылка на приказ.

Продолжительность отпусков учитывается только в календарных днях. Дата начала и окончания отпуска указываются по приказу. Если работник с его согласия отзывается из отпуска, необходимо сделать исправительную запись с указанием фактической даты выхода из отпуска и использованного периода работы. Основанием для такой записи является приказ об отзыве работника из отпуска.

У сотрудника отдела кадров, заполняющего таблицу по отпускам в личной карточке, почти всегда возникают проблемы, связанные с недостаточным количеством строк в этой таблице. Особенно быстро этот недостаток таблицы проявляется в тех организациях, где отпуска работникам предоставляются частями, в личных карточках студентов-вечерников и заочников и т.п.

Пример заполнения раздела VIII 

Самый простой и удобный способ решения проблемы подсказан нам Госкомстатом[22]: допускается вносить изменения в части … включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Таким образом, делается (с помощью компьютера или вручную) таблица из раздела VIII на полную страницу формата А4, вверху пишется заглавие: «Вкладной лист к личной карточке Грибова Л.Н.», и мы получаем таблицу необходимого нам размера. При необходимости делаются «вкладные листы № 2» и т.д. Таким же образом мы поступаем, если заканчиваются таблицы в других разделах личной карточки.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством". Социальные льготы для работников предусмотрены большим количеством федеральных и отраслевых нормативных актов. Часть этих льгот может быть не связана с трудовыми правоотношениями (например, льготы по оплате жилья и др.) и реализуются различными государственными и негосударственными[23] учреждениями, организациями и предприятиями.

трудовые социальные льготы – другая часть льгот – предоставляются работнику работодателем. Работник, имеющий право на трудовые льготы, предъявляет в отдел кадров соответствующие документы, подтверждающие эти права (справки, удостоверения и пр.).

Во многих случаях социальные льготы для работников предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Все эти случаи[24] сотрудники отдела кадров обязаны знать. Помимо Кодекса необходимо знать также законы, которыми установлены социальные льготы, предоставляемые отдельным категориям работников[25] работодателей. Все эти законы (или необходимые выдержки из них) должны быть в библиотечке каждого кадровика наряду с Трудовым кодексом РФ.

Наконец, ряд льгот для работников организации может быть предусмотрен локальными нормативными актами: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персонале, а также трудовым договором с работником (например, оплачиваемые учебные отпуска студенту дневного факультета вуза – см. пример заполнения раздела).

Все эти льготы необходимо учитывать в разделе IX личной карточки.

Однако, по нашему мнению, таблица в разделе IX сделана чрезвычайно неудобно для практической работы с ней:

Во-первых, отсутствует графа "Наименование документа", в которой кадровик мог бы указать, какой документ подтверждает право работника на льготу.

В первом примере (см. пример заполнения раздела) в графах 2 и 3 указаны реквизиты паспорта несовершеннолетнего работника и, далее, реквизиты его трудового договора (о чем еще можно было бы догадаться без указания на название документа). Во втором примере в этих графах могут быть указаны и реквизиты справки бюро МСЭ, и реквизиты пенсионного удостоверения, в котором проставлена отметка об инвалидности (об этом уже догадаться сложно). Есть только один путь решения этой проблемы: вписывать наименование документа в таблицу, удобнее всего – в графы 2-3 одним из способов, показанных в примере 1.

Во-вторых, совершенно не ясно, и в Указаниях по применению унифицированных форм не сказано, что следует писать в графе "Основание". Одни пишут в этой графе реквизиты нормативного акта (Кодекса, Закона и др.), которым установлена льгота, другие указывают причину предоставления человеку льготы.

И мы полностью согласны с последним мнением. Форма Т-2 – это рабочий инструмент кадровика, в ней должна содержаться значимая, важная для него информация, т.е. причина, по которой работодатель обязан предоставлять работнику льготу (несовершеннолетие, инвалидность, Чернобыль и др.). Какую информацию почерпнет для себя кадровик, если в графе "Основание" будет ссылка на нормативный акт (ст. 267 Трудового кодекса РФ – в первом примере, Закон "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" – во втором примере)? То, что эти льготы внесены в личную карточку, неоспоримо доказывает, что кадровик знаком с соответствующим нормативным актом, следовательно, указание реквизитов этого акта уже никакой смысловой нагрузки не несет.

Но не странно ли, что в таблице нет графы, в которую можно было бы вписать причину установления льготы, т.е., говоря официальным языком, наименование льготной категории для этого работника? На самом деле такая графа есть. Если под термином "основание" подразумевать не нормативный акт, а "наименование льготной категории", становится понятно, что всю информацию, необходимую кадровику для работы, можно вписать в последнюю графу таблицы, как это и сделано в приведенных ниже примерах.

Примеры заполнения раздела IX 

Пример 1

или:

Пример 2

или:

В случае окончания срока действия либо отмены льготы в этот раздел вносятся соответствующие изменения, а в случае появления у работника новых льгот – дополнения.

При нехватке строк в таблице следует поступать так же, как и при нехватке строк в разделе VIII «Отпуска».

В раздел Х "Дополнительные сведения" вносятся все данные о работнике, которые не вошли в другие разделы личной карточки, но представляют интерес для работодателя – для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, работающих инвалидах, пенсионерах и др. В частности, в разделе указываются:

– сведения об обучении на очно–заочных (вечерних), заочных, и дневных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения; а также об обучении в экстернате либо вечерней школе с указанием даты поступления в образовательное учреждение или курса (класса), на котором учится работник;

– сведения о работающем инвалиде: дата и номер справки МСЭ, группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности; заключение МСЭ об условиях и характере труда;

– сведения о детях-инвалидах или наличии в семье человека, нуждающегося в уходе, либо инвалида 1 группы;

– сведения о повышении квалификации до поступления на работу в данную организацию;

– сведения о наличии других специальностей, профессий, для которых не хватило места в пункте 7 раздела I;

– сведения о наличии у работника водительских прав, заграничного паспорта, а также любые другие сведения, интересующие работодателя и предоставленные ему работником.

Пример заполнения раздела X 

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется после издания приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)[26]. Записи вносятся в строгом соответствии с формулировками приказа. Личную карточку подписывает работник кадровой службы, указывая свою должность и расшифровку подписи.

В заключение личную карточку должен подписать работник. Подпись работника подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Внесение изменений в личную карточку Т-2

Работник должен быть поставлен в известность об обязанности своевременно извещать кадровую службу организации обо всех изменениях персональных данных: фамилии, образовании, семейном положении, адресе места жительства и др.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации[27] при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Ссылка на документ, на основании которого вносятся изменения, Указаниями не предусмотрена.

Так, например, при изменении фамилии работника старая фамилия зачеркивается одной линией и выше или рядом вписывается новая фамилия. Внесенное изменение кадровик заверяет своей подписью.

Точно так же вносятся и любые другие изменения.

Способ ведения личной карточки

В заключение, уважаемые читатели, нам хотелось бы рассмотреть плюсы и минусы всех возможных способов ведения личной карточки.

Способ первый: вести Т-2 только в электронной форме. Разумеется, это самый удобный для большинства кадровиков способ. Те отделы кадров, где установлены специальные программы для оформления кадровых документов, ведут личную карточку в компьютере независимо от своего желания: программа сама заполняет ее при оформлении приказов на работников. В электронном варианте Т-2 никогда не возникает проблем с нехваткой строк в таблице: дополнительные строки появляются по мере необходимости. Есть и другие существенные достоинства электронной личной карточки.

Однако в соответствии с пунктом 12 Правил[28] каждую запись о приеме на работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, которая вносится в трудовую книжку работника, работодатель обязан продублировать в личной карточке ее владельца. После чего необходимо ознакомить работника с этой записью под расписку в личной карточке.

Поэтому ведение личной карточки исключительно в электронной форме должно сопровождаться еще и ведением «тетради ознакомления с личной карточкой», где также будут дублироваться все записи, уже внесенные в форму Т-2. Понятно, что такой способ чрезвычайно усложнит жизнь кадровика.

Таким образом, этот способ, к сожалению, абсолютно неприемлем.

Даже если компьютерная программа сама ведет личную карточку, необходимо иметь экземпляр на бумаге.

Способ второй: вести Т-2 на типографских бланках. Этот способ достаточно трудоемкий: необходимо приобретать бланки и полностью заполнять их от руки, поэтому многим кадровикам он не нравится.

Способ третий: первоначальное оформление карточки выполнить с помощью компьютера, после чего распечатать все страницы формы, а в дальнейшем продолжать ее заполнение на бумаге от руки.

Это вполне возможный способ, но у него есть весьма существенный недостаток: большинство принтеров может работать только с обычной бумагой. За те несколько лет, в течение которых люди работают в организации, много раз приходится брать эти листы в руки, чтобы сделать все необходимые записи. И после увольнения работников личная карточка должна еще выдержать 75-летнее хранение. А типографские бланки печатаются на гораздо более плотной, чем та, которая обычно используется в офисах, и это – основной довод в их пользу. Разумеется, если имеется возможность распечатывать форму Т-2 на плотной бумаге, то второй способ становится вполне приемлемым.

Итак, мы можем сделать вывод, что личные карточки работников по форме Т-2 следует:

• ·        либо вести на типографских бланках, заполняя их от руки;
• ·        либо первоначальное заполнение выполнять с помощью компьютера, после чего распечатать их на плотной бумаге, а далее заполнять карточку от руки.

Опубликовано в журналах:
"Вестник отдела кадров" № 5, 6, 2005 г.
"Секретарь-референт" № 7, 8, 2005 г.

[1] Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

[2] Часть 1 статьи 282 ТК РФ определяет совместительство как работу на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

[3] Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления.

[4] Классификатор ОКАТО можно найти на сайте.

[5] Общероссийский классификатор информации о населении.

[6] В случае двойного гражданства следует указать названия государств, гражданином которых является работник.

[7] В разделе Х "Дополнительные сведения" рекомендуется указать, на каком курсе обучается или сколько курсов окончил работник на момент приема на работу.

[8] Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

[9] Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

[10] Код специальности.

[11] Код квалификации и уровня образования.

[12] О том, какой профессией владеет гражданин, можно судить и по трудовой книжке. Поэтому и в качестве документа, подтверждающего наличие той или иной профессии, может быть указана трудовая книжка работника.

[13] Может быть назначена пенсия по выслуге лет независимо от наступления пенсионного возраста либо может быть назначена пенсия по старости в более молодом, чем положено по общему правилу, возрасте. Специальный стаж может повлиять и на размер пенсии по старости.

[14] Возможен и другой вариант: сведения о регистрации, фактическом месте жительства и указанное здесь обязательство можно включать в трудовой договор с работником.

[15] Утверждены постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225.

[16] Для прошедших обучение, сопровождающееся итоговой аттестацией, в объеме от 72 до 100 акад. часов.

[17] Для прошедших обучение, сопровождающееся итоговой аттестацией, в объеме свыше 100 акад. часов.

[18] Для прошедших обучение в объеме менее 72 часов и/или не сопровождающееся итоговой аттестацией.

[19] Курс не менее 500 акад. часов.

[20] Курс не менее 1000 акад. часов.

[21] Унифицированные формы Т-11, Т-11а.

[22] См. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата от 24.03.1999 № 20.

[23] Например, в маршрутных такси – частная собственность – предоставляется одно бесплатное место на одну поездку ветерану Великой Отечественной войны.

[24] Несовершеннолетние; матери детей в возрасте до 3-х лет; родители детей-инвалидов до 18 лет; студенты-заочники и вечерники; работающие пенсионеры по возрасту; работающие инвалиды 1, 2 или 3 группы; работники, которые ухаживают за больными членами семьи или инвалидами 1 группы, и др.

[25] Инвалиды, чернобыльцы, супруги военнослужащих, почетные доноры, Герои (Советского Союза, Социалистического Труда, России) и др.

[26] Унифицированные формы Т-8, Т-8а.

[27] Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

[28] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Смотри также Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению