В среде HR бытует мнение, что невозможно поставить делопроизводство в компании таким образом, чтобы в ходе проверки государственной инспекции труда все прошло абсолютно гладко. А потому не стоит и стремиться к образцовому ведению кадровой документации. Так ли это на самом деле? Мы решили развеять это и некоторые другие заблуждения сотрудников кадровых служб.
Заблуждение первое
Невозможно держать кадровые документы в идеальном порядке.
Правовой инспектор труда - один из тех чиновников, при виде которого вздрагивает сердце даже бывалых кадровиков. Что уж говорить о начинающих специалистах, для которых кадровое делопроизводство поистине темный лес. Не всегда доподлинно известно, когда ваша организация попадет в поле всевидящего ока проверяющего инспектора, и многие кадровики не ждут ничего хорошего от встречи с ним - "Найдет, за что оштрафовать!".
На самом деле. Конечно, в ходе тотальной проверки всегда можно к чему-то придраться. Но, если в целом в ваших документах будет образцовый порядок, к незначительным огрехам инспектор наверняка отнесется снисходительно. Грамотно составленное штатное расписание, четко прописанные должностные инструкции, в точном соответствии с законом оформленные трудовые договоры - все это способно произвести на чиновника настолько благоприятное впечатление, что на такую "мелочь", как использование устаревших бланков трудовых книжек, он вполне может закрыть глаза или выписать минимальный штраф и на несколько лет благополучно забыть о вашей организации.
Заблуждение второе
Штрафы за неправильное оформление кадровой документации так малы, что заплатить их намного легче, чем тратить время на исправление ошибок.
Еще совсем недавно так и было, и многие работники кадровых служб до сих пор продолжают так считать.
На самом деле. В последнее время ужесточилась ответственность работодателя за нарушение норм трудового права и несоблюдение установленных правил оформления кадровой документации. Статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях в качестве санкции за подобные проступки предусматривает для должностного лица (для руководителя кадровой службы в том числе) нешуточное наказание - штраф в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.
Не следует забывать, что деньги чиновнику придется выплачивать из собственного кармана, а не за счет средств организации. Если после уплаты штрафа вы продолжите игнорировать предписания закона, правовой инспектор в ходе контрольной проверки, вновь обнаружив нарушение, инициирует обращение в суд. За повторно совершенный проступок по решению судебных органов руководитель кадровой службы может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.
Заблуждение третье
Не стоит заниматься рутинной работой по оформлению документов, все равно никакая проверка не придет.
К сожалению, и такое мнение встречается среди работников кадровых служб. Так ли это?
На самом деле. Возможно, в график плановых проверок ваша организация, действительно, никогда не попадет. Но не стоит забывать, что пригласить незваных гостей может любой сотрудник, недовольный кадровой политикой компании.
Допустим, в организации не ведется график отпусков. По сложившейся традиции работники получают дни отдыха в период наименьшей загруженности, по очереди подменяя друг друга. И все бы ничего, но вот один из сотрудников посчитал себя незаслуженно обиженным, не получив запланированный отпуск. Он написал жалобу в Федеральную инспекцию труда, после чего последовал визит проверяющего чиновника, а за ним и солидный штраф.
Обратите внимание, что сотрудник компании может обратиться с жалобой в официальные органы практически безнаказанно для себя. Имя возмутителя спокойствия вам никто не назовет, а вот интерес со стороны инспекции труда к вашей организации обеспечен.
Заблуждение четвертое
С проверяющим чиновником всегда можно "найти общий язык".
Казалось бы, "найти общий язык" с правовым инспектором несложно. Для этого достаточно заплатить "штраф" самому инспектору. Однако будьте осторожны.
На самом деле. Не будем лукавить, на практике встречается всякое, в том числе и взятки проверяющему чиновнику. Но, пытаясь договориться с государственным инспектором, помните, что перед вами должностное лицо и покушение на какую-либо "благодарность" ему сурово карается Уголовным кодексом (ст. 291 УК РФ). Тем более вовсе не факт, что работник Федеральной инспекции труда польстится на ваши деньги, рискуя при этом потерять не только работу, но и подвергнуться уголовной ответственности. Чиновник может оказаться настолько принципиальным, что посчитает необходимым зафиксировать сам факт покушения на дачу взятки и передать эти сведения в правоохранительные органы. Располагая необходимой доказательственной базой, следователь прокуратуры в данном случае вправе возбудить в отношении вас уголовное дело.
Как видите, намного легче следовать правилам оформления кадровых документов, чем пожинать плоды расхожих заблуждений.
Совет
Систему ведения кадрового делопроизводства выстраивайте поэтапно.
Прежде всего определитесь с тем объемом информации, который должен быть представлен на бумажных носителях.
Затем составьте список необходимых документов. Пропишите в локальном нормативном акте порядок принятия того или иного документа, определите его стандартную форму. Если ведение кадровой документации - не единственная ваша обязанность, решите, сколько времени вы будете ей уделять.
Вдумчиво и обстоятельно подходите к созданию документов. Например, наскоро разработанный трудовой договор не только может навлечь на вас гнев руководства, но и спровоцировать трудовой спор.
Цитируем закон
1. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.
2. Дисквалификация устанавливается на срок от шести месяцев до трех лет.
3. Дисквалификация может быть применена к лицам, осуществляющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в органе юридического лица, к членам совета директоров, а также к лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в том числе к арбитражным управляющим.
Статья 3.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях
Д. Кофанов,
консультант по вопросам трудового права и кадрового делопроизводства
"Кадровое дело", N 9, сентябрь 2004 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Подробнее о ведении в организации графика отпусков читайте в статье "В отпуск по графику", опубликованной в N 6, 2004.
Не стоит заниматься рутинной работой по оформлению документов, все равно никакая проверка не придет.
К сожалению, и такое мнение встречается среди работников кадровых служб. Так ли это?
На самом деле. Возможно, в график плановых проверок ваша организация, действительно, никогда не попадет. Но не стоит забывать, что пригласить незваных гостей может любой сотрудник, недовольный кадровой политикой компании.
Допустим, в организации не ведется график отпусков. По сложившейся традиции работники получают дни отдыха в период наименьшей загруженности, по очереди подменяя друг друга. И все бы ничего, но вот один из сотрудников посчитал себя незаслуженно обиженным, не получив запланированный отпуск. Он написал жалобу в Федеральную инспекцию труда, после чего последовал визит проверяющего чиновника, а за ним и солидный штраф.
Обратите внимание, что сотрудник компании может обратиться с жалобой в официальные органы практически безнаказанно для себя. Имя возмутителя спокойствия вам никто не назовет, а вот интерес со стороны инспекции труда к вашей организации обеспечен.
Заблуждение четвертое
С проверяющим чиновником всегда можно "найти общий язык".
Казалось бы, "найти общий язык" с правовым инспектором несложно. Для этого достаточно заплатить "штраф" самому инспектору. Однако будьте осторожны.
На самом деле. Не будем лукавить, на практике встречается всякое, в том числе и взятки проверяющему чиновнику. Но, пытаясь договориться с государственным инспектором, помните, что перед вами должностное лицо и покушение на какую-либо "благодарность" ему сурово карается Уголовным кодексом (ст. 291 УК РФ). Тем более вовсе не факт, что работник Федеральной инспекции труда польстится на ваши деньги, рискуя при этом потерять не только работу, но и подвергнуться уголовной ответственности. Чиновник может оказаться настолько принципиальным, что посчитает необходимым зафиксировать сам факт покушения на дачу взятки и передать эти сведения в правоохранительные органы. Располагая необходимой доказательственной базой, следователь прокуратуры в данном случае вправе возбудить в отношении вас уголовное дело.
Как видите, намного легче следовать правилам оформления кадровых документов, чем пожинать плоды расхожих заблуждений.
Совет
Систему ведения кадрового делопроизводства выстраивайте поэтапно.
Прежде всего определитесь с тем объемом информации, который должен быть представлен на бумажных носителях.
Затем составьте список необходимых документов. Пропишите в локальном нормативном акте порядок принятия того или иного документа, определите его стандартную форму. Если ведение кадровой документации - не единственная ваша обязанность, решите, сколько времени вы будете ей уделять.
Вдумчиво и обстоятельно подходите к созданию документов. Например, наскоро разработанный трудовой договор не только может навлечь на вас гнев руководства, но и спровоцировать трудовой спор.
Цитируем закон
1. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.
2. Дисквалификация устанавливается на срок от шести месяцев до трех лет.
3. Дисквалификация может быть применена к лицам, осуществляющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в органе юридического лица, к членам совета директоров, а также к лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в том числе к арбитражным управляющим.
Статья 3.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях
Д. Кофанов,
консультант по вопросам трудового права и кадрового делопроизводства
"Кадровое дело", N 9, сентябрь 2004 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
